Google InBox, limpe a caixa de entrada

A Google lançou, não há muito, uma encantadora aplicação chamada InBox. A maioria das pessoas não compreendeu o seu funcionamento e não a utiliza, apesar disso, a InBox é uma aplicação que pode mudar tudo na nossa organização da informação, quer a nível pessoal como profissional. Vamos dar uma ajuda esclarecendo o que é a Google InBox e como é que ela nos pode ajudar no dia a dia.

O que é a Google InBox?

Antes de explorarmos as funcionalidades da InBox será melhor explicarmos o que é a InBox. Hoje em dia todos nós recebemos inúmeras mensagens de email, a maioria é lixo, não interessa ou é pouco importante, outras são das redes sociais ou de alguns serviços online que subscrevemos, não obstante, há aquelas importantes, que têm origem no trabalho, família ou amigos ou provenientes do estado ou bancos. A trabalheira que dá arrumar a caixa de correio faz com que a maioria dos utilizadores deixe todas as mensagens na caixa de entrada, na inbox, ou faça apenas uma breve arrumação ou catalogação. Ora, para nos focarmos no que é verdadeiramente importante devemos ter a inbox, a caixa de entrada, limpa ou quase limpa. É aqui que entra a Google InBox, uma ferramenta que nos ajuda a ter a caixa de entrada só com o que realmente merece a nossa atenção, para nos focarmos na resolução de tarefas inerentes às mensagens que lá estão.

Mensagens de correio ou tarefas?

A Google InBox sincroniza com o Gmail, o que quer dizer que o que fazemos às mensagens na InBox tem efeito no Gmail. A InBox trata as mensagens de email como se fossem tarefas, termos como «marcar como lida» ou «arquivada» não se aplicam aqui, a aplicação parte do princípio (e bem) que vamos fazer qualquer coisa com as mensagens.

Algumas das mensagens de email são peças de informação críticas que necessitamos de reservar ou ordenar, algumas necessitam de resposta, outras necessitam que façamos qualquer coisa fora da caixa de entrada, por exemplo, pagar uma dívida. De qualquer forma, o facto de lermos uma mensagem de email não significa que a coisa está resolvida, então porque tratá-la assim?   

A primeira e a mais importante regra de utilização da InBox é: esquecer as terminologias antigas, porque as designações da InBox não têm relação com as do Gmail e vice versa, a InBox não é apenas um programa de correio electrónico. Entretanto, é necessário conhecer exactamente o que fazem as funções da InBox para não apanharmos surpresas dentro do Gmail.  

A InBox é uma nova abordagem à gestão do correio, a aplicação supõe que nós não lemos apenas as mensagens, supõe que fazemos coisas com elas. Entende também que recebemos imenso correio e que necessitamos de ordená-lo por partes e rapidamente. Num mundo de produtividade como o nosso, Concluído é mais adequado do que Lido.

Afixar, suspender e concluir

A InBox dá-nos poucas opções para lidarmos com as mensagens de email. A três mais importantes são: Afixar na caixa de entrada, Suspender e marcar como Concluído.  

Afixar na caixa de entrada: Quando afixamos uma mensagem, esta fica num local em destaque na caixa de entrada. Se faz parte de um pacote de mensagens fica com a sua própria linha, para se tornar visível. No topo do ecrã da InBox está uma opção destacada para mostrar, ou não, só às mensagens afixadas. Se temos alguma coisa verdadeiramente importante, como uma reunião, uma confirmação de viagem, uma referência a documentos ou uma troca de mensagens importante, então o melhor será afixar na caixa de entrada este tipo de informação. Isto não tem reflexo no Gmail.

Suspender: O email pode ser necessário, mas não no momento, o melhor é suspendê-lo para mais tarde. É uma espécie de efeito bumerangue, a mensagem desaparece da caixa de entrada, contudo, ela irá regressar no momento que definir, mais tarde, amanhã, depois de amanhã, para a semana que vem, um dia destes (o Google decide), ou numa data específica. No Gmail, as mensagens que foram suspensas na InBox, aparecem como arquivadas.

Concluído: Quando já não necessitamos de uma mensagem então devemos marca-la como concluída, automaticamente ela sai da caixa de entrada. Todavia, podemos, quando desejarmos, pesquisa-la e voltar a lê-la, mas já não nos distrai na caixa de entrada. No Gmail estas mensagens são arquivadas.

Existem mais funcionalidades na InBox, contudo, estas são as mais importantes.

Lembretes e pacotes

Suspender uma mensagem para outro momento apenas irá fazer com que receba a mensagem novamente no momento que escolheu. Mais versáteis, os lembretes permitem-nos fazer notas para sermos notificados depois, comprar um presente de aniversário ou ir ver um determinado filme que estreia numa determinada data, etc. O Google Now (o assistente da Google que está no Android) reconhece estes lembretes e mostra-os nos seus cartões e notificações do smartphone. Visto que são lembretes a InBox trata-os com tarefas que irá fazer, colocando-os sequencialmente e por ordem de execução à medida que vão surgindo.

Colocar mensagens de email, lembretes e outros cartões na caixa de entrada pode gerar alguma confusão, é aqui que surgem os pacotes de informação que nos permitem organizar a informação em grupos. De origem, a InBox traz alguns pacotes/etiquetas já definidos e que organiza de forma maravilhosa e automaticamente, porém, podemos criar as nossas próprias etiquetas e filtros, e com elas criar os nossos próprios pacotes de informação, destacando-os. Quando adicionamos uma mensagem a um dos pacotes, ela desaparece da InBox, se a mensagem estava Afixada então será o pacote a aparecer na InBox.

As etiquetas (são os pacotes) permitem filtros e definições, como a verificação da origem de uma mensagem e automaticamente coloca-la no pacote correspondente, ficando assim as mensagens organizadas por grupos. Por exemplo, podemos criar um pacote definido por filtro apenas para a recepção de emails de amigos ou outro que apenas agrupa emails provenientes de bancos ou companhias de seguros. Torna-se assim, mais fácil encontrar e gerir a informação sobre um determinado assunto. 

Para lá do correio electrónico

Uma das funcionalidades interessantes da InBox é a capacidade de esta nos dar informação sem que para isso seja necessário mergulhar ou procurar nos nossos emails. Se tem um voo marcado ele parece na caixa de entrada como algo importante, se recebeu uma mensagem da Autoridade Tributária para pagar um imposto, ela aparece em destaque na caixa de entrada e é organizada automaticamente no pacote Finanças, mensagens que têm imagens como anexos são mostradas com a imagem, evitando ter de abri-las para encontrarmos uma determinada imagem. Esta funcionalidade está integrada com o Google Now, se usa um telefone Android e o Google Now irá ficar deveras surpreendido.

A InBox é uma nova abordagem à gestão do correio, a aplicação supõe que nós não lemos apenas as mensagens, supõe que fazemos coisas com elas. Entende também que recebemos imenso correio e que necessitamos de ordená-lo por partes e rapidamente. Num mundo de produtividade como o nosso, Concluído é mais adequado do que Lido.

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